Die Eintragung in das Transparenzregister ist für neu gegründete Unternehmen mit Rechtsformen wie GmbH, UG oder SE verpflichtend. Bereits bestehende Vereinigungen, die zuvor von der Mitteilungsfiktion profitiert haben, sind seit der Umwandlung des Auffangregisters in ein Vollregister ebenfalls verpflichtet sich in das Transparenzregister eintragen zu lassen.. Wer gegen die Eintragungspflicht verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit und riskiert Bußgelder. Unternehmen, die die Übergangsfristen des Transparenzregisters überschritten haben, sollten sich unverzüglich nachmelden.

Was ist das Transparenzregister und wozu dient es?

Das Transparenzregister dient dazu, Geldwäsche, Steuerflucht und Terrorismus zu verhindern. Es wurde im Juni 2017 auf Rechtsgrundlage der Vierten EU-Geldwäscherichtlinie in allen EU-Mitgliedstaaten eingeführt und wird in Deutschland von der Bundesanzeiger Verlag GmbH verwaltet. In dem Transparenzregister werden Informationen zu den natürlichen Personen hinter einer Firma gesammelt und Geschäftsaktivitäten europaweit transparenter gestaltet.

Verpflichtende nach dem Geldwäschegesetz (GwG) müssen die wirtschaftlich Berechtigten inklusive Kontroll- und Eigentümerstrukturen ermitteln und an das Register melden. Zuletzt wurde das Register mit Inkrafttreten des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetzes (TraFinG) zum 01.08.2021 reformiert.

Juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften haben nach vorheriger Online-Registrierung auf www.transparenzregister.de grundsätzlich Einsicht in das Register und können damit beispielsweise die Seriosität ihrer Geschäftspartner überprüfen.

Wer ist zu einer Eintragung im Transparenzregister verpflichtet?

Eine Verpflichtung zur Eintragung in das Transparenzregister gilt für alle juristischen Personen des Privatrechts, für eingetragene Personengesellschaften, Trusts und ähnliche Rechtsgestaltungen sowie Stiftungen und Vereine. Sie müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten offenlegen. Als wirtschaftlich Berechtigter eines Unternehmens gelten alle natürliche Personen, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 % der Kapitalanteile halten,
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.

Meldepflicht für alle seit dem 01.08.2021

Zunächst fungierte das Transparenzregister als Auffangregister. Gesellschaften, deren wirtschaftlich Berechtigte in anderen öffentlichen Registern wie dem Handelsregister oder Partnerschaftsregister ersichtlich waren, mussten sich nicht zusätzlich in das Transparenzregister eintragen lassen. Hierbei handelte es sich um die sogenannte Mitteilungsfiktion.

Mit Inkrafttreten des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetzes im August 2021 wurde diese jedoch nichtig. Seitdem müssen auch jene Firmen ihre Personen mit wirtschaftlicher Berechtigung in das Transparenzregister eintragen lassen, bei denen zuvor die Mitteilungsfiktion gegriffen hat.

Diese Änderung hat vorrangig zum Ziel, die Transparenz von geschäftlichen Aktivitäten auf europaweiter Ebene zu erhöhen und das Register in ein Vollregister umzuwandeln. Das deutsche Register ist eng mit anderen europäischen Registern verknüpft.

Welche Fristen gelten in Deutschland?

Für Vereinigungen, die seit dem 01.08.2021 erstmals mitteilungspflichtig sind, galten bestimmte rechtsformabhängige Übergangsfristen des Transparenzregisters:

• 31.03.2022: Aktiengesellschaften, SE und Kommanditgesellschaften auf Aktien
• 30.06.2022: Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Genossenschaften, Europäische Genossenschaften oder Partnerschaften
• 31.12.2022: jede anderweitig eingetragenen Personengesellschaft
  

Für Firmen, die ab Inkrafttreten des TraFinG neu gegründet wurden, gibt es keine Übergangsfristen; sie sind unverzüglich meldepflichtig. Änderungen sind ebenfalls ohne Verzug und wahrheitsgemäß mitzuteilen.

Welche Gebühren fallen für den Eintrag in das Transparenzregister an?

Eintragungen in das Transparenzregister erfolgen kostenlos. Allerdings müssen die Transparenzpflichtigen für die Führung des Transparenzregisters eine Jahresgebühr von 4,80 EUR netto entrichten. Diese Gebühr dient dazu, das Transparenzregister zu finanzieren und sie wird dann erhoben, wenn eine Gesellschaftsvereinigung ihren Transparenzpflichten nicht nachkommt. Bescheiden zur Zahlungsaufforderung der jährlichen Gebühren durch die Bundesanzeiger Verlag GmbH sind demnach nachzukommen.

Wer soll die Eintragung vornehmen?

Sobald sich eine Vereinigung ein Konto unter www.transparenzregister.de eingerichtet hat, kann sie die Übermittlung der Daten selbstständig übernehmen. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich allerdings nur, wenn die Beteiligungsverhältnisse eindeutig sind.

Bei komplizierten Beteiligungsverhältnissen ist es ratsam, die Prüfung aller benötigten Dokumente sowie die anschließende Meldung an das Register spezialisierten Rechtsanwälten zu überlassen. Die Kosten für diesen Service einschließlich Eintragungsnachweis sind in der Regel überschaubar. Wer einen Rechtsanwalt hinzuzieht, profitiert von einem deutlich geringeren Aufwand und einer hohen Rechtssicherheit.

Dem Transparenzregister sind folgende Daten über den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

• Vor- und Nachname
• Geburtsname
• Wohnort
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses gemäß § 16 Abs. 3 GwG
• Alle Staatsangehörigkeiten
  

Die Daten zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ergeben sich je nach Vereinigung beispielsweise aus dem Halten von Kapitalanteilen, der Kontrolle von Stimmrechten oder der Ausübung einer vergleichbaren Kontrolle.

Zu beachten ist, dass sich die Pflichten zur Eintragung auch auf spätere Änderungen der Angaben beziehen. Das schließt sowohl Änderungen der Daten zu den wirtschaftlich Berechtigten als auch Änderungen beim Wechsel des Firmensitzes oder der Rechtsform ein. Verstöße im Zusammenhang mit der Eintragungspflicht stellen eine Ordnungswidrigkeit dar und eine Nichteintragung kann mit Geldbußen geahndet werden.

Corestone Legal unterstützt Sie bei der Mitteilungspflicht des Transparenzregisters

Unsere Rechtsanwälte von Corestone Legal unterstützen Sie bei der Erfüllung Ihrer fristgemäßen und rechtssicheren Mitteilungspflichten an das Transparenzregister. Bei Unstimmigkeitsmeldungen und Änderungen der bestehenden Daten sind wir ebenfalls gerne für Sie da. Kommen Sie auf uns zu, wir beraten Sie jederzeit kompetent, seriös und auf Augenhöhe.

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